Система ЭДО «Визирь»^® предназначена для автоматизации следующих внутренних процессов документооборота на предприятии:

• Визирование документов — позволит проводить параллельное согласование документа с участием автора и визирующих лиц данной группы документов.
Автор размещает в системе документ с приложениями и отслеживает процесс согласования документа визирующими лицами, при необходимости перезапуская процесс при изменении документов.
• Регистрация физической подписи — уменьшит вероятность задержки/утери реального документа на этапе его физической подписи,
Ответственное лицо за группу документов (регистратор) принимает на подпись документ от автора после прохождения процесса согласования, проверяет его и по очереди отдает всем подписывающим лицам на подпись, фиксируя это в системе. Автор может наблюдать за процессом подписи документа — у кого в данный момент документ находится на подписи.
• Электронная рассылка документов посредством электронной почты — позволит рассылать документы (или ссылки на них) всем ответственным лицам в нужных подразделениях.
После подписи документа, регистратор фиксирует это в системе и дает ему название, после этого проверяет список подразделений для рассылки документа и отправляет его по электронной почте, тем, кто указан в системе, как получатели рассылки по подразделению.
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции — решит вопрос с регистрацией обычной входящей и исходящей внешней корреспонденции (для любых подразделений), а также регистрацию заказной корреспонденции, обращений граждан и сообщений из правоохранительных органов.
• Контроль исполнения поручений по документам и корреспонденции — позволит назначать поручения по исполнению документа (или ознакомления с ним) и контролировать исполнение этих поручений по произвольному уровню вложенности.
После получения документа по рассылке контролер берет его на контроль исполнения и назначает первый круг исполнителей, которые в свою очередь тоже могут назначить исполнителей второго круга и т.д. Исполнение и закрытие поручений идет уже от нижних уровней вплоть до главного контролера, который и фиксирует исполнение документа.

• Хранение и поиск документов/корреспонденции в архиве — все документы после их подписи хранятся в архиве документов, доступны по группе и дате подписи документов, а также с помощью упрощенного и расширенного поиска.
• Формирование и печать отчетности по процессу управления документооборотом — доступна отчетность по процессу визирования: по просроченным документам и по визирующим лицам не успевающим вовремя визировать документы. Также есть подобная отчетность по процессу исполнения документа: по просроченным поручениям и по исполнителям не успевающим вовремя исполнять эти поручения.

Ссылки на более подробную документацию (по внедрению и использованию) вы можете найти в приложении 2. На следующей странице вы можете ознакомиться со снимками экрана системы.